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2007年终总结黄金秘笈
2007-11-07 16:20 来源:《北京娱乐信报》  
摘要:

  年关将近,又到了铺天盖地写总结的时候,为济世救人,造福社会,笔者特将访遍名师学来的年终总结秘笈奉献出来,希望能给各位同仁以启迪。

  要点一:篇幅要够长

  辛辛苦苦干了一年,业绩如何,关键就看这“总结”的分量。如有字数限制还好,可以照“封顶值”去写。如果没有字数限制可就有点麻烦了,不能笔走千言,谈何百战百胜?这时要留心打听一下其他同级单位的篇幅有多长,如此有了参照物,才可“弹无虚发”。否则闷头傻写了半天,洋洋洒洒15页,殊不知人家写了20页,在气势上立马就矮了一截,岂不是前功尽弃?切记第一印象尤为重要,这是个态度问题,试想领导手中拿着两份总结,一份厚如巨著,一份轻如鸿毛,会是什么感觉。

  要想做到篇幅长,除了下苦工夫狠写一通外,还有一个捷径可走——“字大行稀”。即把字号定位在“三号”以上,尽量拉大行间距,但不可太过,否则会给人一种“注水肉”的感觉。

  要点二:套话不可少

  如开头必是“时光荏苒,2004年很快就要过去了,回首过去的一年,内心不禁感慨万千……”结尾必是“新的一年意味着新的起点新的机遇新的挑战”、“决心再接再厉,更上一层楼”或是“一定努力打开一个工作新局面”。

  中间赘述政绩的段落中,不时要有“收到了很好的效果”、“受到了领导职工的好评和欢迎”、“迈上了一个新高度”、“又上了一个新台阶”等肯定性话语……

  所谓“总结”,不仅要总结优点,还要总结缺点,否则就会给人一种华而不实的感觉。人无完人,因此缺点不可不提,但只可轻描淡写一带而过。较为恰当的成绩缺点篇幅比例是10∶1,否则把自己批驳得一无是处,还能在这个“位子”上坐着吗?即使反省自己,也不可太切中要害,不疼不痒的问题可以适当多写几条,这样还显得态度谦虚。

  要点三:数据要直观

  如今是数字时代,连电视机都在数字化,领导更是数字的信徒,总结中若无数字,岂不是显得华而不实?故数据是多多益善,如“业务增长率”、“顾客投诉减少率”、“接待了多少来访者”、“节约了多少开支”、“义务加班多少次”、“平均每天接电话多少个”、“平均每年有多少天在外出差”、“累计写材料多少页”等等。

  但切记“数字是枯燥的”,如果把一片密密麻麻的数字写在总结上,估计领导看到一半就晕了。为了领导健康,应该把数据做成折线图、饼形图、条形图等种种直观、可视的图表,利用EXCEL中的“图表向导”即可实现,掌握这个功能只需十分钟时间。

  这样做的好处有三:第一,成绩一目了然,看着那高高耸立的圆柱、一啸冲天的曲线,相信自己也感到非常得意;第二,对比强烈,做图时拉一些对自己有利的历史数据、平均数据、行业数据为来垫背,红花还得绿叶扶嘛!第三,纸面上,一个图表至少相当于千把字,你还用为字数太少而发愁吗?

  要点四:用好序列号

  “本总结分为两大部分,每部分有五个要点,每个要点下有10个项目,每个项目下有五个案例……”总之从大写汉字到26个英文字母、大括号、小括号,能用的全用上,不怕复杂,就怕不系统。在这里需要提醒的是,这项工作一定要亲自抓,千万不要盲目相信电脑。

  序列号的最大好处是可以一句话拆成好几句说,还能几个字或半句当一句,在纸面上大量留白,拉长篇幅的同时,使总结显得很有条理。需要注意的是,一定要层层排序,严格按照隶属关系,不要给领导留下思路不清晰的印象。(黄金兰)

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